ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ (примерная) Заведующего канцелярией 1. Общие положения 1.1. Заведующий канцелярией назначается на должность.
Утверждаю ___________________________________ (инициалы, фамилия) (наименование организации, ________________________ предприятия и т.п., его (директор или иное организационно правовая форма) должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) " " ____________ 20__г. м.п. Должностная инструкция заведующего канцелярией ______________________________________________ (наименование организации, предприятия и т.п.) " " ______________ 20__г. N_________ Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с __________________________________________ (наименование должности лица, на которого ______________________________________________________ и в соответствии с составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. I. Общие положения 1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей. 1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее _________ лет. 1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия. 1.4. Заведующий канцелярией подчиняется ____________________________ (директору предприятия; ________________________________________________________________________. иному должностному лицу) 1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 1.6. Заведующий канцелярией должен знать: - постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства; - единую государственную систему делопроизводства; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - структуру предприятия; - организацию делопроизводства на предприятии; - схемы документооборота; - порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; - сроки и порядок сдачи дел в архив; - системы организации контроля за исполнением документов; - оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда; - основы экономики, организации производства, труда и управления; - законодательство о труде Российской Федерации; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; - _________________________________________________________________. 1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется: - положением о канцелярии предприятия; - инструкцией по делопроизводству и работе архива; - настоящей должностной инструкцией; - _________________________________________________________________. 1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии. II. Должностные обязанности Заведующий канцелярией обязан: 2.1. Организовывать работу канцелярии. 2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. 2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. 2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. 2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение. 2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. 2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. 2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов. 2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие. 2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии. 2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. 2.14. _____________________________________________________________. III. Права Заведующий канцелярией вправе: 3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами. 3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии. 3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил. 3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии. 3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. 3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения. 3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 3.8. Взаимодействовать: - с руководителями всех структурных подразделений предприятия - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов; - с юридическим отделом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; - с хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр; - с отделом кадров - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела; - ____________________________ - по вопросам ______________________. IV. Ответственность Заведующий канцелярией несет ответственность: 4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________ (наименование, _____________________________. номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) _________________________ (подпись) " " _____________ 20__г. Согласовано: Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия) _____________________________ (подпись) " " ________________ 20__г. С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) _________________________ (подпись) " " _____________ 20__г.
Должностная инструкция заведующего канцелярией 1. Общие положения 1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей. 1.2.
Заведующий канцелярией относится к категории руководителей. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации. Заведующий канцелярией должен знать: 4.1.
Должностная инструкция заведующего канцелярией